PERSÓNUVERNDARSTEFNA

I. ALMENNT

Stefna þessi tekur til meðferðar Skeljungs ehf., Skútuvogi 1, 104 Reykjavík á persónuupplýsingum um viðskiptavini sína. Stefnan er aðgengileg á heimasíðu Skeljungs (www.skeljungur.is).

II. PERSÓNUVERNDARLÖGGJÖFIN

Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sem leiddi inn í íslenskan rétt almenna persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins nr. 2016/679. Við fylgjum þeim lögum og öllum öðrum lögum sem um meðferð persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma.

III. ÁBYRGÐ

Við teljumst vera „ábyrgðaraðili" í skilningi persónuverndarlaga. Það þýðir að við berum ábyrgð á því hvernig persónuupplýsingar þínar eru geymdar og notaðar. Okkur er skylt samkvæmt persónuverndarlögum að gera þér grein fyrir þeim upplýsingum sem fram koma í persónuverndarstefnunni.

IV. PERSÓNUVERNDARUPPLÝSINGAR SEM VIÐ VINNUM

Skeljungur safnar og varðveitir eftirfarandi persónuupplýsingar um viðskiptavini sína.

• Tengiliðaupplýsingar, svo sem nöfn, kennitölu, heimilisföng, netföng og símanúmer.
• Banka- og greiðsluupplýsingar, s.s. kortanúmer.
• Upplýsingar um þjónustu- og/eða vörukaup, svo sem um dagsetningu viðskipta, hvar viðskiptin áttu sér stað og hvað var keypt.
• Upplýsingar um viðskiptamannaflokk og veltu ef viðskiptavinur sækir um að fara í reikningsveiðskipti hjá okkur. Einnig söfnun við upplýsingum um vanskilaskrá þeirra einstaklinga sem vilja stofna til slíkra viðskipta við okkur.
• Upptökur í eftirlitsmyndavélum á starfsstöðvum okkar.
• Samskiptasögu ef viðskiptavinir hafa samband við okkur, hvort sem það er fyrirspurn, beiðni um þjónustu eða annað. Til að mynda geta símtöl við þjónustuverið verið hljóðrituð og tölvupóstar geymdir.
• Ef þú skráir þig inn á þjónustuvef (Mínar síður) okkar þá munum við einnig safna saman upplýsingum um lykilorð þitt.
• Upplýsingum frá vafra viðskiptavina sem heimsækja heimasíður, þ.e. gögn sem geta falið í sér upplýsingar eins og IP-tölu, tegund vafra, síður þjónustunnar sem viðskiptavinur heimsækir, tíma og dagsetningu heimsóknar, þann tíma sem viðskiptavinur varði á þessum síðum og önnur talnagögn. Sjá nánar um þessa vinnslu vefkökustefnu okkar.

Að jafnaði fáum við framangreindar upplýsingar beint frá viðskiptavini en upplýsingarnar kunna þó að koma frá þriðja aðila, t.d. Credit Info, opinberum aðilum og/eða þjónustuveitendum viðskiptamanna. Þá kann persónuupplýsingum að vera safnað af netinu, bæði af heimasíðum, samfélagsmiðlum og gagnabönkum.

V. TILGANGUR SÖFNUNAR PERSÓNUUPPLÝSINGA

Við söfnum og geymum persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar m.a. í eftirfarandi tilgangi:

Á grundvelli samþykkis

• Til að geta sent viðskiptavinum upplýsingar sem eru sérsniðnar að þeim, til dæmis tilboð, upplýsingar um nýja þjónustu eða vörur.

Til að efna samning við viðskiptavini okkar

• Til að geta veitt viðskiptavinum okkar þá þjónustu sem þeir óska eftir, hvort sem það er að senda þeim lykil eða kort heim að dyrum eða taka á móti greiðslum svo viðskiptavinir geti keypt eldsneyti á Orkustöðvum eða dælum Skeljungs um allt land sem og í verslunum samstarfsaðila og/eða í tengslum við aðrar vörur og þjónustu sem við bjóðum upp á eða höfum milligöngu um. Að öðru leyti til að framfylgja skilmálum okkar.
• Til að geta tekið ákvörðun um viðskiptakjör og hvort stofna eigi til reikningsviðskipta óskum við eftir upplýsingum úr vanskilaskrá um þá einstaklinga.
• Til að hafa samband við viðskiptavini til að veita þeim upplýsingar eða vera þeim innan handar í tengslum við þá þjónustu sem viðskiptavinirnir hafa óskað eftir.
• Til að senda viðskiptavinum mikilvægar upplýsingar sem tengjast þjónustu okkar við þá, t.d. upplýsingar um breytingar á skilmálum og annað sem tengist þjónustu okkar við þá.
• Til að svara fyrirspurnum viðskiptavina okkar og bregðast við óskum þeirra.
• Til að geta, eftir atvikum, gefið viðskiptavinum tilboð í reikningsviðskipti (viðskiptakort) en í þeim tilvikum óskum við eftir upplýsingum um viðskiptamannaflokk og veltu.

Til að uppfylla lagaskyldu

• Til að geta uppfyllt skyldur okkar samkvæmt bókhaldslögum, samkvæmt beiðnum frá opinberum yfirvöldum og stofnunum og öðrum ákvæðum laga.

Til að gæta lögmætra hagsmuna okkar þ. á m. í markaðstilgangi og öryggis- og eignavörsluskyni

• Upptökum úr í eftirlitsmyndavélum er safnað og þær geymdar í öryggis- og eignavörsluskyni.
• Til að geta greint og gert áætlanir innan fyrirtækisins, við markaðsrannsóknir, til að bæta þjónustu okkar og tekið saman tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi, t.a.m. hegðun í tryggðarkerfum.

Við vinnum persónuupplýsingar þínar ekki með sjálfvirkum hætti. Þá útbúum við ekki persónusnið, þ.e. notum persónuupplýsingar þínar með sjálfvirkum hætti til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklingsins, þ. á m. greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, smekk, áhugamál, áreiðanleika, hegðum, staðsetningu eða hreyfanleika.

VI. SÖFNUN OG NOTKUN Í MARKAÐSTENGDUM TILGANGI

Ef viðskiptavinir samþykkja getum við notað persónuupplýsingarnar þeirra til að gera þeim kunnugt um almenn afsláttarkjör vara og/eða þjónustu frá okkur, eignartengdum félögum eða samstarfsfélögum og sent þeim annað markaðsefni sem við teljum að þeir gætu haft áhuga á. Auk þess getum við sent viðskiptavinum upplýsingar sem eru sérsniðnar að þeim svo sem tilboð, afslátt sem tekur mið af umfangi viðskipta og/eða markaðsefni sem beinist að búsetu þeirra. Þessi samskipti geta átt sér stað í gegnum tölvupóst, síma, bréfasendingar eða SMS.

Innt er eftir samþykki viðskiptavina á heimasíðu Skeljungs þegar þeir sækja sjálfir um lykil eða kort. Viðskiptavinir munu einnig geta komið samþykki sínu á framfæri með því að senda okkur tölvupóst á personuvernd@skeljungur.is. Viðskiptavinir geta afturkallað samþykki sitt hvenær sem er til að koma í veg fyrir að fá sendar upplýsingar í markaðstengdum tilgangi í framtíðinni. Viðskiptavinir geta afturkallað með því að fara á heimasíðu okkar og afskrá sig, smella á tengil í tölvupósti sem þeir hafa fengið frá okkur, senda tölvupóst á personuvernd@skeljungur.is eða með því að hringja í 444-3000.

Ekki er víst að afturköllunin taki tafarlaust gildi en við munum reyna að verða við slíkri beiðni eins fljótt og mögulegt er. Ef viðskiptavinir vilja ekki fá markaðstengt efni frá okkur, getum við samt haldið áfram að hafa samband við þá og sent viðskiptavinum nauðsynlegar upplýsingar í tengslum við þjónustu okkar og/eða lögum samkvæmt.

VII. MIÐLUN

Okkur er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi, umboðsmaður eða verktaki Skeljungs, í þeim tilgangi að ljúka við verkefni fyrir viðskiptavininn eða veita viðskiptavini þjónustu eða vöru sem hann hefur beðið um eða samþykkt. Okkur er einnig heimilt að deila upplýsingum með vinnsluaðilum þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni, t.d. við innheimtu á vanskilakröfu. Skeljungur deilir einnig upplýsingum, í tölfræðilegum tilgangi, með vinnsluaðilum sem vinna með fyrirtækinu við gæða- og markaðsstarf. Skeljungur afhendir vinnsluaðilunum einungis þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir vinnsluaðila í framangreindum tilgangi og gerir fyrirtækið þá samning þar sem þeir undirgangast skyldu um að halda upplýsingum um viðskiptavini öruggum og nota þær einungis í framangreindum tilgangi.

Við munum eingöngu miðla persónuupplýsingum sem verða til við rafræna vöktun ef:

• Þú samþykkir miðlunina og samþykkið uppfyllir kröfur 10. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 7. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679.
• Upplýsingarnar varða slys eða meintan refsiverðan verknað og eru afhentar lögreglu.
• Mælt er fyrir um miðlun upplýsinganna í lögum.
• Upplýsingarnar eru nauðsynlegar einum eða fleiri hinna skráðu til að krafa veðri afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja, t.d. þegar tryggingarfélag tekur afstöðu til bótaskyldu.
• Ákvörðun persónuverndar um að heimila miðlun upplýsinganna liggur fyrir.

VII. MIÐLUN UTAN EES

Við miðlum eingöngu persónuupplýsingum utan EES í eftirfarandi tilfellum:

• Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins hefur ákveðið að þriðja landið, yfirráðasvæði eða einn eða fleiri tilgreindir geirar innan viðkomandi lands eða umrædd alþjóðastofnun tryggir fullnægjandi vernd.
• Gerðar eru viðeigandi verndarráðstafanir og með því skilyrði að fyrir hendi séu framfylgjanleg réttindi og skilvirk lagaleg úrræði fyrir skráða einstaklinga í skilningi persónuverndarlaga.

VIII. ÖRYGGI OG VERNDUN UPPLÝSINGA

Við höfum sett innra eftirlitskerfi sem á að tryggja að ávallt skulu gerðar viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir.

Við munum tilkynna viðskiptavinum án ótilhlýðilegrar tafar ef það kemur upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingarnar þeirra, sem hefur í för með sér mikla áhættu fyrir þá. Með öryggisbroti í framangreindum skilningi er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga sem eru sendar, varðveittar eða unnar á annan hátt, eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Athygli viðskiptavina er þó vakin á því að viðskiptavinur ber ábyrgð á persónuupplýsingum, t.d. nafni, kennitölu og mynd, sem viðskiptavinur kýs að deila á almennum vettvangi, t.d. í gegnum spjallrás eða Facebook síðu Skeljungs.

IX. GEYMSLUTÍMI GAGNA

Við reynum eftir fremsta megni að halda persónuupplýsingum um viðskiptavini nákvæmum og áreiðanlegum og uppfæra þær eftir þörfum. Við varðveitum persónuupplýsingar um viðskiptavini í þann tíma sem telst nauðsynlegur nema lengri geymslutíma sé krafist eða hann leyfður samkvæmt lögum.

Almennt geymum við starfsumsóknir ekki lengur en 6 mánuði. Þá geymum við upptökur úr öryggis- og eftirlitsmyndavélum ekki lengur en 30 daga. Við geymum við tengiliðaupplýsingar sem safnað er almennt ekki lengur en fjögur ár frá lokum viðskipta eða eftir að viðskiptasambandi ef um viðvarandi viðskiptasamband er að ræða. Varðveislutími annarra upplýsinga er miðaður við fyrningarfrest krafna sem getur almennt mest orðið 14 ár. Upplýsingum kann að vera eytt fyrr ef ekki er fyrir hendi lagaskylda eða önnur ástæða til geymslu þeirra t.a.m. rekstrarhagkvæmni.

Við munum yfirfara og endurskoða verkferla okkar varðandi varðveislu á persónuupplýsingum um viðskiptavini að jafnaði einu sinni á ári m.a. með tilliti til varðveislutíma þeirra. Ef við ákveðum að okkur sé ekki heimilt að vinna með þær áfram, munum við hætta allri vinnslu með persónuupplýsingarnar frá þeim tíma. Ef möguleiki er á að persónuupplýsinganna kunni að vera þörf síðar til að uppfylla lagaskyldur, t.d. gagnvart skattyfirvöldum, eða til að höfða eða verjast réttarkröfu, munum við taka afrit af hlutaðeigandi persónuupplýsingum og varðveita þær á öruggu formi eins lengi og nauðsyn ber til.

X. RÉTTINDI VIÐSKIPTAVINA

Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hefur þú ákveðin réttindi og getur nýtt þér þau með því að hafa samband við okkur í samræmi við þær tengiliðaupplýsingar sem fram koma í hluta XII þessarar stefnu.

Aðgangsréttur

Þú átt rétt á að fá aðgang að og afrit af öllum persónuupplýsingum sem við vinnum um þig. Í sumum tilvikum geta undantekningar frá réttinum átt við, s.s. vegna réttinda annarra sem skulu vega þyngra, t.a.m. ef upplýsingarnar eru viðskiptaleyndarmál eða vernduð hugverkaréttindi.

Réttur til leiðréttingar

Þú átt rétt á því að fá leiðréttar persónuupplýsingar um þig sem þú telur rangar.

Réttur til eyðingar/rétturinn til að gleymast

Þú átt rétt til að við eyðum persónuupplýsingum um þig ef ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær.

Réttur til takmörkunar á vinnslu

Þú átt rétt til að andmæla eða óska eftir að vinnsla persónuupplýsinga um þig sé takmörkuð.

Flutningur eigin gagna

Þú átt rétt á að flytja persónuupplýsingar sem við söfnuðum um þig á grundvelli samþykkis eða við gerð samnings.

Afturköllun samþykkis

Þú átt rétt á að afturkalla samþykki þitt til vinnslu þegar vinnsla byggist á þeirri heimild, með sama hætti og viðskiptavinur gaf það og/eða með því að senda á okkur skriflegt erindi á personuvernd@skeljungur.is.

Beiðni viðskiptavina verður tekin til greina og viðskiptavinum almennt veittar ofangreindar upplýsingar innan mánaðar. Ef beiðnin er umfangsmikil getum við þurft að framlengja frestinn um tvo mánuði. Athygli er vakin á að innheimt er sérstakt ljósritunargjald ef farið er fram á fleiri en eitt afrit.

Viðskiptavini verður tilkynnt og honum gefin skýring ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verða við beiðninni að fullu eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar.

Ef viðskiptavinir eru ósáttir við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum geta þeir sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

XI. PERSÓNUVERND BARNA

Heimasíða Skeljungs eru ætlaðir einstaklingum sem eru í það minnsta orðnir 13 ára. Við krefjumst þess að einstaklingar yngri en 13 ára gefi ekki upp persónuupplýsingar í gegnum síðurnar. Það er stefna okkar að hvorki safna né varðveita persónuupplýsingar um neinn einstakling yngri en 13 ára.

XII. BREYTINGAR

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Viðskiptavinum er því ráðlagt að kynna sér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu fyrirtækisins; http://www.skeljungur.is. Við tökum öllum athugasemdum um persónuverndarstefnuna fagnandi og hvetjum viðskiptavini til að senda okkur fyrirspurnir.

XIII. SPURNINGAR OG AÐSTOÐ

Hægt er að hafa samband við okkur með málefni er varða meðferð persónuupplýsinga með því að senda skriflega fyrirspurn á personuvernd@skeljungur.is og/eða með því að hringja í 444-3000.

Þessi stefna var sett þann 23. nóvember 2023